文书 - 是什么呢？ 办公室管理和文档管理

许多组织运作的成功依赖于正确构造的工作。 每一位员工，更不用说头甚至更多，了解文书工作。 这是什么，什么是它的特点，主要类型，并考虑在组织的工作流程？

基本概念

每一家公司，无论其地位和员工的正常业务过程中产生的数量和处理大量的文件。 他们都属于组织和管理文件。 在这方面的关键概念，包括记录管理和文档管理。

文书呼叫活动，确保官方文档的创建，以及与他们组织工作。 反过来，文档了解下活动，旨在从他们与他们的工作完成之前，创建或接收的时刻安排在该公司的文件移动（发送给收件人，送货到存档）。

通常办公室的组织选择一个或多个员工谁监督的过程。

任何企业不能独立于法律的存在。 ，它规定保存记录和文件。 在这些领域的问题决定秘书，档案和人事部门的员工。

基于数据办公室工作通过建立纸质或电子仪器的锁存器。 在这方面，有文书工作是，从创建的那一刻到其执行文件的移动。 工作流可以分为内部和外部。

由以下几个阶段提交的文件内循环：

1. 项目文件的发展。
2. 协调与管理。
3. 该文件的签署。
4. 登记文件：日期和号码（文件公布后，它被认为是接受执行）。
5. 使信息接受者和控制。
6. 执行。
7. 文件执行的出版。
8. 销毁或归档证券，任期已届满。

对外销售收入包括以下步骤：

1. 在公司文件的收据。
2. 注册接收文档（用于文档执行的控制所需要的）。
3. 相识，执行：与对应的处理。
4. 如果必要的登记响应。
5. 使存档或销毁。

关于案件的文件管理：

• 上行链路（从站对头部）;
• 下行链路（从头部到从）;
• 水平（之间下属）。

任何文件的每一个动作都应该被记录在一个特殊的寄存器。 这可能是一个日志，文档，名片，电子杂志等。

谁负责

有些员工不钻研的文书工作。 它是什么，是深知秘书的，因为这是他的职责 - 按照该组织的工作流程。 秘书处有义务执行提供办公文档的主要功能。 由于形状和功能的工作，办公室工作可分为：

1. 集中。 在一个部门和秘书处所有受一个老板。 这可能是一个高级秘书或文员。
2. 分散。 秘书，以及谁可以履行职责的员工，工作在不同的部门，公司和从属于不同的指挥官。
3. 混合。 在大型企业中经常发现。 办公室组织将取决于收到什么样的秘书处。

在规模较小的组织，接待功能可以通过对谁这个责任被分配任何员工进行，无论是头部。 如果这些功能都没有就业的雇佣合约列明，有必要对他们的补充协议的性能，以发行，他们将在那里上市，并应指定执行职务职员报酬金额。

指令

无论公司的规模和它的头部形状不应该忽视的档案管理手册中的存在。

说明 - 不仅是监管法案，允许建立档案管理。 这是什么？ 这是该公司，这是一个没有到期日的领导令批准的内部文件。

有书面文件的运动，给谁必须签署一个特定文档的权限官员的名单主要阶段样品的填充和登记表格。

人力资源外包

考虑人力资源外包。 这是什么？ 如果您的组织运行至少一个人，那么它是强制性的侵扰相关文件。

在人力资源外包运动理解与公民活动的工作的具体文件。 在频繁的情况下，出台这样的文件被分配到人事部门的员工。 他们必须接受来自员工，处理文档，并将其存储在监管规则的说明。 此外，他们的职责包括个人数据，包括敏感的处理。

人力资源外包是从一般的，遵守保密规则分别进行。

优化

在高科技和信息化的时代，有很多公司，也不小了，谁继续进行纸质文件。 办公文件仍然记录在传统杂志和信件邮寄。

这是，首先，由于员工不愿意再培训，其次，不是每个人都有的财政支持。 但是，每一个领导者必须认识到，在未来的优化很多投资能显著降低了公司的成本。